企业内容管理(ECM)是一种组织内容的方法非组织性数据属于某公司的这个过程涵盖了内容从创建到删除的所有过程。
ECM越来越依赖云存储和自动化处理。
什么是内容?
大多数组织都存储大量的非结构化数据。其中大部分都在以下文件中:
- pdf文档
- Word文档
- Excel文件
- 演讲
- 音频文件
- 视频文件
- 电话录音
- 社交媒体记录
对于组织内的人员来说，找到这些数据并不总是那么容易。关于如何以及在哪里存储它，关于如何使它对业务的其他领域可用，以及如何决定何时不再需要它，都存在一些问题。
ECM是一种内容管理方法，它为内容生命周期的所有阶段创建了清晰的工作流程。
什么是内容生命周期?
内容生命周期在组织获得内容时开始，在不再需要该内容时结束。生命周期的每个阶段都需要明确的策略和正确的技术基础设施来支持它。
1)收购
首先，组织获得内容。这可以通过几种方式发生，例如:
- 用户创建并保存Excel电子表格
- 邮件部门扫描并保存收到的信件
- 供应商发送带有PDF发票的电子邮件
- 培训部门准备了一次教育演示
- 客户服务座席与客户通话，系统记录通话内容
- 社交媒体团队将选择的帖子归档为文本文件，以供将来分析
所有这些场景都有相同的结果:组织现在有了一个新的数字文件，现在必须分发、存储并最终删除该文件。
2)索引
内容是非结构化数据，这意味着它不以结构化格式存在，例如关系数据库格式。它也不像CSV或JSON文件那样是半结构化的。
为了跟踪这些内容，ECM过程需要有一个索引系统。这个系统可以采取多种形式，包括:
- 申请:文档移动到有组织的存储库中的相关文件夹。这种方法类似于将纸质文档保存在索引文件柜中的前数字化策略。
- 标准化文件名:文档名称包含一些重要的索引信息，例如文件的创建日期。此方法对于将大量内容排序在一起非常有用。
- 标签:内容具有标记，指示文件的性质。当一段内容跨多个部门使用时，这种方法非常有用。例如，客户的退款请求可以有财务、账单和客户关系标签。
- 元数据:元数据是对内容的描述。元数据可以是结构化数据，因此可以将其合并到关系数据库中，使查询可以使用元数据。
- 转换:如果内容不符合ECM流程，则可以将其转换为其他格式。例如，一些方法严重依赖文本搜索来检索内容。如果文本文档被扫描并保存为图像，则该文本不会出现在搜索中。作为一种解决方法，可以通过OCR读取这些文档并将其转换为文本。转换后的文本可以作为元数据，也可以作为可搜索内容的独立部分。
如果需要，组织可以使用这些方法的组合。对于大量数据，公司通常倾向于易于自动化的索引技术。
3)路由
新内容通常会触发一个关联的业务流程。例如，如果收到发票，它必须激活支付流程。因此，个人或流程必须将发票发送给支付团队。
ECM流程必须概述业务规则，阐明:
- 哪些内容应该交给哪个部门?
- 如何标记需要立即采取行动的内容?
- 如何处理冲突，例如当内容有多个所有者时?
- 如何处理重复和不一致?
- 谁负责决定路由程序?
- 什么类型的文档可以直接进入档案馆?
通常，此步骤要求业务后退一步，并从整体上回顾其流程。内容何时触发一个新的流程步骤?
4)档案和检索
当流程不再使用时，组织将内容移动到存储库中。
这个存储库可以是一个本地数据存储结构，比如一个本地硬盘驱动器或Box等云存储解决方案．对于长期存储，公司可以将内容存储在数据湖它是一个存储大量非结构化数据的存储库，包括视频和音频。数据湖存储相对来说具有成本效益，存储在数据湖中的内容可以用于分析目的。
在所有情况下，内容都必须能够在需要时进行检索。检索场景可以包括:
- 业务用户需要访问特定的文件
- 分析师需要特定日期范围内的所有文件
- 自动化流程需要访问文件
- 客户登录查看自己的一个文件
- 该文件可从公司网站上查看或下载
ECM策略应该对所需的文件可用性类型提供现实的期望。
5)删除
内容在以下情况下到达生命周期的终点:
- 业务不再需要内容
- 客户或第三方对能够访问内容没有合理的期望
- 没有法律要求继续存储内容
- 例如，在GDPR的情况下，有一个有效的删除内容的请求
ECM政策通常会阐明评估这些标准的方法。例如，某些财务数据必须保留至少一段时间。
公司可以手动删除内容，也可以设置一个自动流程，当内容达到指定年龄时，就会标记为删除。删除过程将删除公司存储库中的所有内容副本。它还会删除任何相关的元数据。
什么是主要的企业内容管理服务?
目前有几家私人公司提供ECM服务。一些市场领导者包括:
所有这些系统都提供基于云的企业内容管理服务。
