电子数据交换，通常称为EDI，是以公认格式的商业文件进行电子交换，而传统上这些文件是打印在纸上的。EDI用于传输许多常见的文档，包括采购订单、发票和合同。
EDI为什么重要?
传统上，纸质文件在商业中扮演着重要的角色。纸面上的合同具有法律约束力，对不遵守的行为有可执行的惩罚。其他文件，如发票、采购订单和法律信函，可以用作双方协议的证明。
在数字时代，对纸质文件没有实际需求。现在大多数交流都是通过电子邮件和其他渠道进行的，而不是传真或邮寄。然而，这引发了合法性的问题。电子邮件和书面合同一样具有法律约束力吗?
EDI是这个法律问题的解决方案。EDI早在现代互联网出现之前就已经存在了，但是这个概念是在90年代由国家标准和技术研究所，他将EDI定义为:
计算机与计算机之间严格格式化的信息交换，这些信息表示非货币工具的文件。EDI意味着双方之间的消息序列，其中任何一方都可以作为发起者或接收者。表示单据的格式化数据可以通过电信从发信人传输到收信人，也可以通过电子存储介质物理传输。”
业务部门就其自己的EDI标准达成一致，并且同意符合所需的EDI标准的文件具有约束力。这成为数字时代供应链和B2B通信的重要组成部分。
EDI是如何工作的?
每个组织都将符合其行业的相关EDI标准。例如，金融机构过去使用SWIFT标准进行与资金转移有关的EDI。这在一些地区已被ISO 20022取代。
该标准将概述公认的消息格式。例如，ISO 20022使用统一建模语言为消息定义XML模式。发送消息的发起者和读取消息的接收者都理解这个标准。
这个过程是这样的:
1.发起一个EDI消息
发起方的任何数量的操作都可能导致生成EDI消息。典型动作包括:
- 操作员手动输入数据
- 顾客提示的操作
- 用新值上传到操作员系统的文件
- 定期更新操作员的系统
- 具有EDI集成的系统上的活动
- 响应来自接收者的请求
- 测试
这些操作将触发EDI工作流。
2.提取相关数据
在较旧的系统中，操作人员可以手动输入EDI数据，但大多数现代系统将支持自动创建EDI。
第一步是从系统中获取相关数据。例如，如果工作流是由在采购系统上创建新订单触发的，那么必须从采购系统的数据库中提取订单的完整细节。然后将该数据传递给EDI层。
3.EDI文档创建完成
EDI通常是由转换输出数据的专用应用程序创建的。它将所有值映射到已定义的模式，因此输出是可识别的格式。
一些行业有特定的EDI类型，而其他行业则使用通用格式，例如:
- EDIFACT:联合国制定的通用标准
- TRADACOMS:英国通用格式
- X12:由认可标准委员会制定的著名标准
- GS1 XML:改进的基于xml的标准
- UBL:通用业务语言，一种现代的基于xml的EDI格式
当与新伙伴建立沟通时，确保他们使用相同的格式是很重要的。
4.文件被传送
文件通过以下两种方式之一发送给收件人:
点对点
发送方直接创建到接收方的安全连接。对于这种事务，有一个称为AS2的特定协议。它在两端使用数字证书和加密来确保EDI的安全到达。
文件被传输到一个安全的位置，接收方确认传输成功。此时，接收方用于传入EDI的工作流被激活。
通过增值网络
VANs充当EDI的中心交换中心，这意味着组织不需要就文件共享协议制定单独的协议。EDI文档被上传到VAN，然后VAN将其转发给接收者。
VAN可以为事务增加额外的责任程度。在发生争议时，VAN可以提供审计跟踪，以显示文档何时通过了它们的服务器。他们还可以执行消息验证，以确保EDI文档的格式正确。
van还有一个优势，就是1对1，而不是1对多。如果一个组织想要改变其EDI流程，他们只需要与VAN协调，而不是与每个单独的接收者协调。
5.存储EDI文档
EDI的目的是提供可靠的电子文件记录。在发生法律纠纷时，EDI可以作为证据被接受(取决于司法管辖区的规则)。这意味着必须存储EDI，并且必须以易于检索的方式保留它。
这意味着EDI必须存储在安全的位置。在存储方面，EDI是半结构化数据。这意味着它具有规则的结构，但不是可以立即添加到数据库中的表格式。
企业有两种选择:
使用这些选项，EDI可以以存储纸质文档的一小部分成本长时间存储。
