关键数据是数据组织认为必不可少的成功,或数据,必须保留用于监管目的。
关键数据的典型例子包括:
- 客户数据,尤其是个人信息所覆盖的数据保护法律
- 员工数据
- 数据供应商和业务伙伴
- 操作数据
- 审计所需财务数据
- 任何数据,可以用于分析目的
每个组织必须决定哪些数据他们认为是至关重要的。这不是一个完全的决定——每个部门需要参与识别关键数据。
组织如何定义关键数据?
在大型组织中,部门之间可能并不总是一个协议构成关键数据。一些数据可能只从一个团队的角度来说至关重要,甚至关系到一个目标
帮助关注最重要的信息,许多组织使用加权系统来定义数据的临界。该系统考虑细节,如:
- 数据的目的
- 如果数据丢失或删除潜在后果
- 内部利益相关者的数量依赖于数据
- 监管要求来存储数据
- 为未来的项目有用的数据
在实践中,这意味着有不同的临界水平,可以从数据应用,从最重要到的只是一个特定的上下文的关键。
通常是最重要的因素有关的合规和客户成功。如果一个组织失去这种性质的数据,这可能对他们的能力有直接的影响。
为什么定义关键数据?
大多数组织处理大量的来自不同数据源的数据。快速决策必须对这些数据,包括决定存档和删除。
没有合适的治理,很难识别最重要的数据。这可以有后果,比如:
- 中断客户服务
- 合规的失败
- 不可靠的分析结果
- 系统依赖于关键数据中的错误
- 无关的数据被存储超过要求
组织也可以格外小心维护他们最关键数据,如使用强大的加密,限制用户访问,或额外的备份。
关键数据是如何定义的?
关键数据是一种管理工具,它可以被定义在任何组织需要。通常,这样的定义需要覆盖:
- 什么:数据元素的名称和位置,加上数据类型的细节
- 谁:利益相关者来说,数据是至关重要的
- 为什么:目的数据服务。、合规、分析、客户成功
- 在哪里:数据的来源
- 当:日期的状态数据是最后了
关键数据定义可以随着时间而改变。新来源可能是至关重要的,而老关键数据可能不再相关。理想情况下,每个组织将定期审查过程保持最新的关键数据定义。